GTD & Mind Mapping (Part I)

/English

 

Introduction

 

Getting Things Done (commonly abbreviated as GTD) is an action management method created by David Allen, and described in a book of the same name. Both “Getting Things Done” and “GTD” are registered trademarks of the David Allen Company.

GTD rests on the principle that a person needs to move tasks out of the mind by recording them externally. That way, the mind is freed from the job of remembering everything that needs to be done, and can concentrate on actually performing those tasks.GTD can be practiced through different methodologies and tools. As a fan of new technologies (ok, let’s admit it: I’m a geek), my way of practicing GTD is through new technologies such as mobile devices (Iphone 3G), internet and more fancy little electronic tools… But, what I intend to describe to you now, is not how do I use these tools, but is more:
How do I combine GTD with Mind Mapping approach, which makes GTD even more powerful and useful for you.        

 

 

 

My way

 

First of all, I need to tell you a bit about the tools I use, even if my intend is not necessarily to make you use the same tools (I have no stoke in any of these companies). So, I use both Mind Manager Pro 7^® (Mindjet) and two plug-ins called: GyroQ & Result Manager^® (Gyronix).

 Everything is based upon my “Central Map”:

 

This map represents all my life… It is the entry point of thousands of topics (about 8,000 right now) embedded in hundreds of maps, which are structured into folder tree on my hard disk (which is constantly replicated on my archive server). Some might think it’s sad that everything in my life is categorized, written… Of course, I still have some private life which I don’t want to share, even with my computers! :o) but, let’s put it that way: everything that is actionable or needs to be reminded of is in there.

 

This requires, of course, a lot of self-discipline to keep it up-to-date, but trust me, if you can achieve it, it worth it thousands times the energy and effort you put in to keep it updated.
I won’t go more in details of GTD, there are experts for that (David Allen or his books for instance…)  But, thanks to this work, I’m able to filter out every day my to-do list of the day… You will tell me: “Ok, I do it to with my to-do application too (whatever it is: Nozbe, 43actions, Remember the milk…), yes, I know… this is where the best part comes! Result Manager allow you to keep you action (from you to-do list) in context!

 

Let’s take an example:

You took as action on your mobile device: “write the meeting minutes”

Coming back to it few days after, you’ll wonder… What meeting do I need to write the minutes??? After few minutes, you will let this action down, and forget about it… Then, few weeks after, you will wonder why you keep feeling your to-do list since you don’t do the actions that are listed… So you will let it down too. And back to your overwhelming day to day life, you will run into your mailbox (full) trying to empty it… Unfortunately, mails keep coming into it and you keep being overloaded…

 

This is why, Result Manager, with its capability to keep actions in context will help you!

 

Conclusion

 

Thanks to the combination of Mind Mapping and GTD, I have been able to decrease my stress level to a degree that I could not imagine before. My unread emails don’t go other 30 mails, while I was about 900 unread mails before. I keep receiving between 80 to 150 emails a day, as I keep having more 6 hours meetings per day, but I can tell you, when I go home my brain is free and I don’t wake up at 4:00 AM thinking about what I didn’t say to this one or what I should did yesterday…

 

More to come in the coming articles…

 

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/French

Introduction

Getting Things Done (souvent appellé “GTD”) est une méthode pragmatique de gestion personelle créer par David Allen, et décrite dans plusieurs livres, dont un du même nom « Getting Things Done ».

 

GTD repose sur le principe selon lequel une personne a besoin de transférer ses tâches (actions) de son esprit vers un système extérieur en les y enregistrant. De cette façon, l’esprit est libéré de la tâche de se souvenir de tout ce qui doit être fait, et peut se concentrer sur l’accomplissement de ces tâches.

 

GTD peut être pratiqué grâce à différentes méthodes et outils. En tant que fan de nouvelles technologies (ok, je le reconnais: je suis un « geek »), ma façon de pratiquer GTD est par le biais de nouvelles technologies telles que les appareils mobiles (Iphone 3G), internet et tout les outils électroniques à la pointe de la technologie … Mais, ce dont j’ai l’intention de vous parler, n’est pas la manière dont j’utilise ces outils, mais bien plus :

 

De quelle manière puis-je combiner l’approche GTD avec le Mind Mapping ? Ce qui rend la méthode GTD encore plus puissant et utile pour vous.

 

 

My way

 

Tout d’abord, je besoin de vous mentionner les outils que j’utilise, même si mon intention n’est pas nécessairement de vous faire utiliser les mêmes outils (je n’ai pas d’action dans aucune de ces sociétés). Donc, je utilise Mind Manager Pro 7 ® (Mindjet) et de deux plug-ins appelé: GyroQ & Result Manager ® (Gyronix).

Tout est basé sur ma “carte centrale”:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Cette carte représente toute ma vie … Il est le point d’entrée de milliers de « sujets » (environ 8000 actuellement) encapsulés dans des centaines de cartes, qui sont, elles-mêmes, structurées en arborescence de dossiers sur mon disque dur (qui est constamment répliqué sur mon serveur d’archives). Certains pourraient penser qu’il est triste que tout dans ma vie soit classée,  répertoriée,… Bien sûr, j’ai encore un peu de vie privée que je ne veux pas partager, même avec mon ordinateur! :o) Mais, formulons le de cette façon: « tout ce qui est une action (tâche) ou tout ce dont je dois me rappeler, y figure ».

Cela exige, bien entendu, beaucoup d’autodiscipline pour garder à jour mon système, mais croyez-moi, si vous pouvez y parvenir, cela vaut des milliers de fois l’énergie et les efforts que vous avez fourni pour maintenir à jour votre système.

Je ne vais pas entrer plus dans les détails de la méthode GTD, il y a des experts pour ça (David Allen et ses livres, par exemple …) Mais grâce à ce travail, je suis capable de filtrer tous les jours de ma liste de choses à faire (To-do list) de la journée …

Vous allez me dire: « Ok, je suis capable de faire la même chose avec beaucoup moins de chose : bloc-note, feuille volante ou même grâce à des outils tels que « Remember the Milk », Nozbe, 43actions… » oui, je sais … c’est là que le meilleur vient! Result Manager vous permet de resituer votre tâche dans son contexte!

 

Prenons un exemple:

Vous avez enregistré comme tâche sur votre PDA: “Ecrire les minutes de la réunion”

Lorsque vous revenez dessus, quelques jours plus tard, vous vous demanderez … De quelle réunion dois-je écrire le procès-verbal? Après quelques minutes (seconde le plus souvent), vous reporterez cette action à  plus tard, puis vous l’oublierez… Puis, quelques semaines après, vous allez me demander pourquoi vous continuez à écrire la liste de choses à faire puisque vous ne faites pas les actions qui sont énumérées … Donc, vous laisserez de côté votre To-do list, puisque de toute façon, vous savez ce qu’il est important que vous fassiez… Et vous voilà de retour à votre vie surchargée et stressante, vous demandant pourquoi les jours ne durent que 24 h… Vous vous précipiterez dans votre boîte email (débordante) afin d’essayer de la vider … Malheureusement, les mails continue à arriver et vous, vous continuez d’être surchargé…

 

C’est pourquoi, Result Manager, avec sa capacité de maintenir les actions dans leurs contextes vous aidera!

 

Conclusion

Grâce à la combinaison de Mind Mapping et GTD, j’ai pu diminuer mon niveau de stress à un degré que je n’avais jamais pu imaginer auparavant. Mes emails non lus ne dépassent plus les 30 mails, alors que j’étais environ 900 mails non lus avant. A savoir, je reçois entre 80 à 150 emails par jour, comme je continue à avoir plus 6 heures de réunions par jour, mais je peux vous dire, quand je rentre chez moi, mon cerveau est libéré et je ne suis pas se réveillé à 4:00 du matin par mes réflexions sur ce que je n’ai pas dit à celui-ci ou de ce que je fait la veille…

Plus à venir dans les prochains articles …